Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

Reseräkning, traktamente och fakturor

Så gör du din reseräkning i Primula

Regler för traktamente

Så betalar du dina fakturor som gäller resor

När du kommer tillbaka från resan ska du fylla i din reseräkning så snart som möjligt. För att kunna få ersättning måste reseräkningen vara inrapporterad senast ett år efter utgången av den månad då resan avslutades.

Ersättningen betalas ut tillsammans med din lön. Får att få utbetalningen samma månad måste din reseräkning vara attesterad av din chef senast omkring den 13:e.

Så gör du din reseräkning

Reseräkning görs i Egenrapporteringen i Primula. Efter registreringen ska du skriva ut reseräkningen och internposta tillsammans med dina underlag till resegranskare.

Dessa underlag måste bifogas:

  • kallelse/inbjudan/program
  • resplan från XLNT
  • eventuella kvitton på utlägg

Traktamente

Traktamente är ersättning för ökade levnadskostnader (logi, måltider, och småutgifter) när du är på tjänsteresa. Traktamente kan bestå av skattepliktig och inte skattepliktig del.

Vid internt eller externt arrangerade kurser eller konferenser med betald helpension utgår inte traktamente. Inte heller vid tjänsteresor som vara i högst sex timmar.

Helt traktamente betalas för avresedagen om resan påbörjats före klockan 12.00 och för hemresedagen om resan har avslutats efter klockan 19.00. Om resan har påbörjats senare eller avslutats tidigare, betalas högst halvt traktamente.

För information om belopp med mera, se Skatteverket

Nattraktamente

Nattraktamente betalas när du ordnar privat boende på en tjänsteresa, förutsatt att du inte har fått din logi betald av arbetsgivaren eller på annat sätt. Sovplats på tåg eller båt räknas som betald logi. Du får inte nattraktamente om du kör bil, reser på tåg med sittplatsbiljett eller arbetar under natten. Du kan få nattraktamente för högst 10 nätter per förrättningstillfälle.

Flera länder på samma dag

Om du uppehåller dig i flera länder under samma dag, det vill säga mellan klockan 06.00 och 24.00, utges traktamente för det land där du tillbringar den längsta tiden. Mellanlandning räknas inte in i vistelsetid.

Måltider

Om måltider ingår i rumspriset vid hotellvistelse, eller om du på annat sätt på grund av tjänsten har fått någon måltid, kommer traktamentet för den dagen att reduceras.

Reduktion av traktamentet görs endast för faktiskt intagna måltider. Reduktion görs inte för måltid som har tillhandahållits på allmänna transportmedel, om måltiden obligatoriskt ingår i priset för resan.

Måltid som har tillhandahållits utan kostnad för dig är normalt en skattepliktig kostförmån, med undantag för fri kost på allmänna transportmedel och fri frukost på hotell om kosten obligatoriskt ingår i priset för resan eller rummet.

Fri måltid i samband med representation är inte skattepliktig. I dessa fall görs måltidsavdrag men kostförmån ska inte noteras.

Delat hotellrum, medföljande icke-anställd

Delas hotellrum med en person som inte är ersättningsberättigad får du ersättning för dina hotellkostnader med 75 procent av priset för ett dubbelrum.

Konteringsregler vid resor

Fakturorna i Proceedo

Följande konton används vid resor

4810                  Kurs/konferensavgifter externt

4811                  Kurs/konferensavgifter externt, statligt

5950                  Resekostnader, biljetter inrikes

5951                  Resekostnader, biljetter utrikes

5952                  Hotell och logi, Sverige

5953                  Hotell och logi, utlandet

5954                  Lokaltrafik och taxi

5955                  Personförsäkringar

5958                  Hyrbilskostnader

5959                  Övriga resekostnader

I kurs-/konferensavgifter kan logi ingå och då bokas allt på konto 4810/4811. Kostnader utanför kurs/konferensavgifter bokförs i kontogrupp 59.

Resebyråns arvode konteras på samma konto som resan, det vill säga det som arvodet avser.

Flygresa från Köpenhamn till Stockholm (eller annan svensk ort) konteras som 5951 Resekostnader, biljetter utrikes. Reseräkningen hanteras som inrikes resa då destinationen är i Sverige.

Fakturorna från resebyrån kommer från Diners och är uppdelade på flera rader. I Proceedo finns möjlighet att radera rader och klumpa ihop belopp som har samma kontering. Ändra belopp på raden där du vill samla kontering, markera sedan raden som ska tas bort och tryck på knapp Ta bort rad. Där finns också möjlighet att automatiskt lägga samma kod på flera rader. Tryck på knappen med konteringsvärden, markera vald kod och klicka i: Sätt valt konteringsvärde på alla rader.

Reseräkningen i Primula

På reseräkningen i Primula så styrs konto utifrån resehändelser (lönearter). Övriga koder som kostnadsställe, aktivitet, objekt och verksamhetskod kan du själv ange genom att klicka på Hantera kontering. Om du inte anger kontering används samma koder som på din lönekontering. Tänk på att använda samma koder på faktura och reseräkning.

Behöver du hjälp med kontering?

Kontakta Ekonomistöd