Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

Dokument- och informationshantering

Malmö högskolas dokumenthanteringsfunktion ansvarar för att ta fram regler och rutiner för dokumenthantering och arkivering och ge råd och stöd i frågor som rör detta. Vi har även ansvaret för högskolans centrala registratur och arkiv och arkiverar högskolans handlingar.

Vi ansvarar för både analog och digital information.

Det är högskolans dokumenthanteringsfunktion som våra studenter, före detta studenter samt allmänheten kontaktar när de vill ta del av någon information som finns hos oss. Men de allra flesta förfrågningar vi får in kommer från anställda vid högskolan som behöver få tillgång till någon uppgift vi har i arkivet.

Vem ansvarar för hanteringen av allmänna handlingar?

Ansvaret för hanteringen av allmänna handlingar är delegerad från rektor till dekan som i sin tur kan delegera ansvaret vidare till Prefekt. I praktiken betyder detta att ansvaret för att säkerställa en korrekt hantering av allmänna handlingar åligger prefekt eller motsvarande.

För handlingar som upprättats eller omhändertagits för arkivering av det gemensamma verksamhetsstödet eller som registrerats i någon av Malmö högskolas gemensamma verksamhetssystem ansvarar högskolans förvaltningschef.

Arkivfunktionen ansvarar för handlingar som lämnats in för arkivering. Handlingar som lämnas in för diarieföring arkiveras i samband med detta. 

Hur skall jag hantera mina handlingar?

Malmö högskola har en dokumenthanteringsplan med anvisningar om hur vi skall hantera vanligt förekommande handlingar vid högskolan.

Dokumenthanteringsplanen är indelad i fyra verksamhetsområden ledning, stöd, utbildning och forskning och bygger i grunden på högskolans huvudprocesskarta. Den ger hanteringshänvisningar, men du som anställd ansvarar själv för att följa dokumenthanteringsplanen och hålla dina handlingar i god ordning.

Vid leverans till arkivet ställs vissa krav på skick och ordning, det är bra att ta till sig dessa redan när du skapar och sparar dina handlingar och dokument så slipper du rensa och sortera om handlingar i efterhand. Ett tips är att skilja sådant som skall bevaras, från sådant som kan gallras/slängas, redan från början.

Både dokumenthanteringsplan och arkivhandbok finns på sidans högerspalt eller längst ner om du läser på en surfplatta eller telefon. Detta är levande dokument, så var säker på att du arbetar med senaste versionen.

Vad menas med allmän handling?  

Alla inkomna eller upprättade handlingar vid Malmö högskola är allmänna handlingar. Det vill säga att de omfattas av offentlighetsprincipen. Den regleras i Tryckfrihetsförordningen som är en av Sveriges grundlagar. I praktiken innebär det att allmänheten har rätt att ta del av våra handlingar.

Undantaget från offentlighetsprincipen är sådant som räknas som arbetsmaterial och uppgifters som skyddas av Offentlighets- och sekretesslagen.

Att avgöra om något är en allmän handling eller inte och om den i så fall skall lämnas ut kan vara svårt. Vi rekommenderar alla som sitter med sådana funderingar att kontakta högskolans jurist.

Lagar och regler kring dokumenthantering

Malmö högskola är en statlig myndighet, och som myndighet måste vi förhålla oss till en mängd olika lagar och förordningar som styr vår dokumenthantering. En kortare redogörelse av dessa finns i Arkivhandboken.

Dessa lagar och föreskrifter tar vi hänsyn till när vi utarbetar riktlinjer för dokumenthantering, och de finns inarbetade i dokumenthanteringsplanen.

För dig som vill veta mer om förvaltningskunskap och vad det innebär att jobba på ett universitet eller högskola finns den webbaserade utbildningen Vårt Uppdrag.