Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

Registratur och diarium

När allmän handling har kommit in till, eller upprättats hos, en myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Upprättade handlingar ska diarieföras när de expedierats, det vill säga när de skickas ut från myndigheten till exempel till en student. Annars skall handlingar registreras när beslut fattats eller handlingen på annat sätt färdigställts

Hur får jag ett diarienummer?

Har du ärenden som ska registreras skickar du ett mail till registrator och eventuellt bifogar berört dokument. Vid begäran av diarienummer gäller följande:

I ämnesraden ska det stå antingen Begäran om dnr eller Handlingar till diariet

Dessa uppgifter ska finnas i ditt mail:

Handlingar inkomna till MAH:

  • Tidpunkt
  • Vad handlingen handlar om
  • Avsändare. För studentärenden gäller att även meddela personnummer
  • Kontaktperson i ärendet
  • Fakultet och kurs-/programkod för studentärenden
  • Om handlingar bifogas till ditt mail, ska det tydligt stå om dessa ska föras in i diariet eller ej.
  • Om det handlar om att föra in handlingar i diariet ska det stå tydlig vilken handling som tillhör vilket dnr.

 Handlingar som är upprättade vid MAH:

  • Vad ärendet handlar om
  • Vem som är kontaktperson eller vem som har samordningsansvar
  • Fakultet, om möjligt och relevant

Om någon av dessa uppgifter saknas kommer ni att få ett mail tillbaka där vi ber er om kompletterande uppgifter.

Vem diarieför?

Vid Malmö högskola registreras handlingar av en central registratur. 

Registraturen vid Gemensamt verksamhetsstöd ansvarar för post ställd till Malmö högskola. Post där personnamn står överst anses privat och går direkt till adressaten som själv ansvarar för att se till att diarieföra handlingarna om det är aktuellt. 

Varje enskild medarbetare ansvarar för att inkommande e-post vid behov diarieförs.

Odontologiska fakulteten ansvarar för den post som ställs till klinik, Tandvårdshögskolan eller Odontologiska fakulteten överst i adressen. Skrivelser som lyder under journallagen hanteras i det digitala patientjournalsystemet. Tandvårdsärenden som inte omfattas av journallagen har egen registratorsfunktion

Personalärenden registreras av HR-avdelningens administratörer

Vad skall jag diarieföra?

Malmö högskola har en dokumenthanteringsplan med anvisningar om hur vi skall hantera vanligt förekommande handlingar vid högskolan. Där framgår det om en handling skall diarieföras. 

Vid osäkerhet om en handling behöver diarieföras kontakta den centrala registratorsfunktionen. 

Varför skall jag diarieföra?

I Offentlighets- och sekretesslagen (OSL 2009:400) finns de grundläggande reglerna om registrering av allmänna handlingar. Huvudregeln är att alla allmänna handlingar som inkommit till eller upprättats och förvaras hos myndigheten ska diarieföras. Handlingar som kan betraktas som av ringa betydelse för myndighetens verksamhet behöver inte registreras.

Handlingar som helt eller delvis omfattas av sekretess måste diarieföras.

Vi diarieför också för att tillgodose Malmö högskolas egna behov av att kunna söka, hitta och använda våra egen information. 

Vilka uppgifter ska ingå i ett diarium?

Ett diarium ska enligt lag innehålla vissa uppgifter

1. Datum då handlingen inkommit eller upprättats
2. Unikt löpnummer (s.k. diarienummer)
3. Avsändare eller mottagare av handlingen
4. En kort beskrivning av ärendets innehåll