Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

Nya tillfällen att diskutera stödbehov

2017-09-26

VERKSAMHETSSTÖD. Lunchmöten och Yammer. 
I höst finns det nya möjligheter  för lärare och forskare att diskutera behov av verksamhetsstöd med förvaltningschefen. 
Samtidigt presenteras nu insatser som planeras eller genomförs för att bättre svara upp mot olika stödbehov som tidigare har lyfts av lärare och forskare.

Förvaltningschef Susanne Wallmark och administrativa kanslichefer bjöd i våras in lärare och forskare till samtal med rubriken ”Inför universitetsstatus – vilka stödbehov har er verksamhet?”.
Syftet med träffarna var att medarbetare skulle kunna lyfta sina erfarenheter och behov av verksamhetsstöd med förvaltningschefen, som har det övergripande ansvaret för lärosätets administration, och med de administrativa cheferna, som har ansvar för det nära stödet.
– Mötena var väldigt givande, inte minst för mig, för vanligtvis träffar jag främst andra chefer inom administrationen och akademin under mina arbetsdagar. Nu fick jag höra direkt från lärarna och forskarna om hur de upplever att verksamhetsstödet fungerar i deras vardag, säger Susanne Wallmark. 

I höst kommer Wallmark därför att bjuda in till tre nya samtal under lunchtid samtidigt som hon skapar gruppen ”Förvaltningschefen direkt!” på den interna samarbetsplattformen Yammer – där lärare och forskare kan ställa frågor och framföra synpunkter eller förslag till förvaltningschefen och övrig administrativ ledning.     
– Det är viktigt att vi inom stödet lyssnar på lärarnas och forskarnas behov och tankegångar så att vi alla känner att vi arbetar mot samma mål, säger Wallmark.

Vårens samtal kretsade runt olika frågor och upplevda brister. Dessa sammanställdes sedan efter mötena och diskuterades i den administrativa ledningsgruppen. Här följer en kortfattad beskrivning av vad som främst lyftes under samtalen samt planerade eller pågående förändringsarbeten som helt eller delvis ska svara på dessa uttryckta behov:

Verksamhetsstödets närvaro på fakulteterna. Det var den fråga som diskuterades mest av samtalsdeltagarna. Förvaltningschefen menar att det nu behöver definieras och bestämmas hur verksamhetsstödets lokala närvaro ska kunna upprätthållas i olika funktioner och byggnader.
– Vi arbetar hela tiden för att förbättra verksamhetsstödet. Att hitta en balans mellan gemensamt placerade stödfunktioner och lokal närvaro är väldigt viktigt om vi ska kunna tillfredsställa behovet av ett tillgängligt stöd, säger Susanne Wallmark.          

Högskolans webbplats.
Sökfunktionen fungerar inte optimalt på högskolans webbplats, poängterade flera av deltagarna. Detta problem kommer delvis att åtgärdas under nästa år när högskolan byter till en mer behovsstyrd webbplats (utvecklingsarbete pågår). Då ska även antalet webbredaktörer begränsas samtidigt som de ska få bättre utbildning. Medarbetarna ska nu också påminnas om att webbplatsen i dag har en sökfunktion för medarbetarsidorna och en motsvarande för extern information.

Forskningskommunikation. Närvarande forskare önskade mer stöd för att synliggöra sin forskning, såväl på webben som i MUEP (Malmö University Electronic Publishing). Dessa frågor och övrig forskningskommunikation ses i dag över inom det pågående processarbetet ”Stödja forskning”.

Tentamenshantering.
Lärare lyfte att det är problem med in- och utlämning av tentor, systemet med anonyma tentor och anmälan till salstentorna. Många problem har åtgärdats löpande samtidigt som prorektor Per Hillbur tillsammans med förvaltningschefen har initierat en total översyn av rutinerna för tentamensadministrationen.

Doktorandstöd. Det poängterades att stödet till doktoranderna är alltför begränsat. Under hösten ska därför doktorandernas och lärosätets behov identifieras inom ramen för processen som fokuserar på forskarutbildningarna.   

HR-stöd. Här uttrycktes en rad olika behov. Exempelvis att det behövs mer HR-stöd på flera fakulteter, vilket nu har tillgodosetts genom nyanställningar. Dessutom önskades mer stöd vid rekryteringen av nya medarbetare. Med följd att chefer och HR-specialister ska få utbildning i rekryteringsverktyget Reach me för att bland annat underlätta urvalsprocesserna.
Det lyftes även att prefekterna får ta hand om för många frågor som inte berör arbetsgivarrollen samt att visst administrativt arbete flyttas över till lärarna. Därför ska möten anordnas med prefekterna i aktuellt ärende samt att det på fakulteterna planeras eller pågår en översyn av de administrativa processerna.

Andra insatser som ska ske i höst – som delvis är en följd av aktuella samtal – är exempelvis att det ske översyn av teknikutlåningen samt behov av en reception även i Gäddan.
Vid vårens träffar, som var förlagda under lektionstid, närvarade ett 20-tal lärare och forskare.

Text: Per M Eriksson